Sprawdź, jakie obszary powinna regulować polityka kredytowa!

Jakie obszary powinna więc regulować polityka kredytowa? Minimum to:

1. Proces wyznaczania i akceptacji limitów kredytowych. Kto jest za to odpowiedzialny i jakie dokumenty trzeba dostarczyć do firmy, aby wycenić limit kredytowy?

2. Zasady udzielania terminów płatności.

3. Proces realizacji dostaw. Kiedy dostawa może być zrealizowana do odbiorcy?

4. Uprawnienia do kontroli należności.

5. Odpowiedzialność za decyzje związane z kredytowaniem odbiorców.

6. Zasady postępowania w przypadku należności przeterminowanych.

7. Zasady ustanawiania zabezpieczeń limitu kredytowego. Jakie zabezpieczenia są akceptowane?

8. Proces akceptacji umów z odbiorcami.

JAKĄ WYBRAĆ STRATEGIĘ KREDYTOWANIA?

W teorii spotkasz dwie strategie dotyczące stosowanej polityki kredytowej.

1. Podejście konserwatywne – to pierwsza strategia.

Polega ona na udzielaniu krótkich terminów płatności, braku tolerowania opóźnień w zapłacie czy wyznaczaniu małych limitów kredytowych. Jej stosowanie wiąże się z mniejszym ryzykiem utraty wpływów, ale również zazwyczaj mniejszymi przychodami ze sprzedaży. Wynika to z tego, że eliminujesz maksymalnie wszelkie zagrożenia dla spływu gotówki. Powoduje to, iż część odbiorców, która nie dysponuje wolnymi środkami pieniężnymi, nie może dokonać zakupów na skutek braku limitu kredytowego. Część odbiorców zrezygnuje też ze współpracy z powodów przezornościowych.

2. Polityka liberalna – to drugi typ polityki kredytowej, która jest całkowitym przeciwieństwem polityki konserwatywnej.

W tym przypadku termin płatności jest bardzo długi, nie ma problemów z uzyskaniem limitu kredytowego, a opóźnienie w zapłacie jest tolerowane. Zapewne spowoduje to wzrost Twoich przychodów ze sprzedaży, ale musisz liczyć się z większym ryzykiem utraty wpływów.

Jednak jeszcze zbyt wiele przedsiębiorstw popełnia jeden poważny błąd – w ogóle nie ma polityki kredytowej. Co więcej, próba jej wdrożenia jest postrzegana jako chęć ograniczenia sprzedaży. Taki opór z pewnością napotkasz wśród działów komercyjnych. I jest to naprawdę normalna rzecz. Zawsze, jeśli chcesz wprowadzić pewne mechanizmy kontroli, napotkasz na trudności w swojej organizacji. Często są one bardziej eskalowane niż opinie klientów, z którymi współpracujesz.

 Do wyznaczenia kierunku, w jakim powinna być opracowywana polityka kredytowa, zastosujesz klasyczną mapę ryzyka. Mapę taką prezentuje rysunek 1.

Rys 1. Przykładowa mapa ryzyka, źródło: opracowanie własne.

Na osi X znajduje się prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Im bardziej w prawo, tym większe jest prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Na osi Y umieszczony został wpływ na wynik. Oznacza to, czy zmaterializowanie się danego ryzyka będzie miało duży wpływ na wynik przedsiębiorstwa. Im wyżej, tym większy wpływ na wynik ma ryzyko.

Szczegółowość i zasady kontroli ryzyka kredytowego zależą od tego, w której ćwiartce to ryzyko znajduje się w przypadku Twojej firmy. Zobacz, jak to wygląda na przykładzie konkretnej firmy.

Dodatkowym czynnikiem, jaki musisz uwzględnić, jest pozycja Twojej firmy na rynku. Jeśli masz wartościowe dla konsumenta marki, Twoja polityka kredytowa może zawierać więcej elementów podejścia konserwatywnego.

W takim przypadku warto pomyśleć z działem handlowym, co zrobić, aby Twój portfel odbiorców składał się z tych, którzy generują mniejsze ryzyko. Być może konieczne jest też dokładne obliczenie, jakie straty ponosi Twoja firma w związku z tym, iż odbiorcy nie płacą, i na tej podstawie zróżnicowanie polityki cenowej.

Z mojego doświadczenia wynika, że powodem bankructwa firm wcale nie jest mniejsza sprzedaż, ale brak płynności finansowej. Nawet w czasach kryzysu firmy, które posiadają płynność finansową (ponieważ współpracują z rzetelnymi odbiorcami), radzą sobie lepiej przy mniejszych obrotach niż te, które stosując liberalną politykę kredytową, zwiększają przychody.

Ambasadorami Twojej firmy są zawsze handlowcy, a akceptacja liberalnego podejścia do kredytowania odbiorców bardzo często idzie w parze z liberalną polityką cenową. Oczywiście takie podejście może skutkować wzrostem przychodów, ale nie wpływa pozytywnie na wzrost wyniku finansowego i poprawę w zakresie płynności finansowej. A spadek tych dwóch to pierwszy sygnał do Twoich dostawców, aby ograniczyć kredytowanie.

JAK POWINIEN PRZEBIEGAĆ PROCES PRZYZNAWANIA LIMITU KREDYTOWEGO?

Wyznaczenie bezpiecznej limit kredytowej. To pierwszy kluczowy obszar do uregulowania w polityce kredytowej

Pamiętaj, że nawet jeśli wyznaczysz docelową wartość limitu kredytowego za pomocą modelu do oceny ryzyka, zawsze warto wprowadzić uprawnienia do akceptacji określonych pułapów limitu. Zwiększa to bezpieczeństwo w zakresie kredytowania.

Zobacz, jak zrobiła to firma BOBO.

 Standardy procesu przyznawania limitu kredytowego

Konieczne jest także wystandaryzowanie procesu przyznawania limitu kredytowego. W niektórych firmach to dział handlowy decyduje o limicie kredytowym. W innych – dział handlowy ma uprawnienia tylko do określonej kwoty limitu kredytowego.

Bez względu na to, kto odpowiada za nadawanie limitu kredytowego, powinieneś prowadzić związane z tym archiwum. Podstawowym dokumentem powinien być wniosek kredytowy. Wniosek taki powinien zawsze trafić do działu finansowego. Nawet jeśli to dział handlowy podejmuje decyzję o limicie, dział finansowy powinien archiwizować te dokumenty, aby później móc prawidłowo monitorować wykorzystanie limitów kredytowych. Natomiast jeśli to dział finansowy podejmuje decyzję, wniosek wypełniony przez odpowiedniego przedstawiciela handlowego powinien trafić do specjalisty ds. kredytowych (lub innej odpowiedzialnej za to osoby z działu finansów). Wraz z wnioskiem o przyznanie limitu kredytowego należy załączyć aktualne sprawozdanie finansowe klienta oraz oryginały ustanowionych zabezpieczeń, jeśli są wymagane.

Na podstawie otrzymanych dokumentów dział finansowy powinien wydać opinię wraz z uzasadnieniem. Najlepiej wyznaczyć w polityce kredytowej, jaki jest czas na wydanie decyzji o limicie kredytowym. W przypadku gdy decyzja będzie negatywna, dział sprzedaży powinien mieć możliwość ostatecznego odwołania się do zarządu firmy. Wówczas to zarząd analizuje argumentację handlową i ocenę zdolności kredytowej oraz podejmuje ostateczną decyzję. Jeśli decyzja jest pozytywna, limit kredytowy powinien być przypisany do konta analitycznego klienta w systemie IT.

 JAK WYZNACZAĆ TERMIN PŁATNOŚCI?

Obok limitu kredytowego odbiorca uzyskuje jeszcze termin płatności. Oznacza on liczbę dni, po których faktura powinna być zapłacona. W tym przypadku również warto wprowadzić zapisy w polityce kredytowej.

Jednak zanim wprowadzisz zasady odraczania terminu płatności w polityce kredytowej, powinieneś określić, jakie czynniki musisz uwzględniać, odraczając płatność.

Na długość terminu płatności wpływ mają następujące czynniki:

1. Zdolność kredytowa odbiorców – odbiorcy o niskiej zdolności kredytowej powinni otrzymywać krótsze terminy płatności. Wydłużenie terminu płatności takim odbiorcom powoduje, iż wzrasta ryzyko utraty pieniędzy. Może się okazać, że odbiorca taki pieniędzmi, które są Twoje, spłaci innych wierzycieli, którzy domagają się płatności szybciej.

2. Rodzaj produktów – jeśli produkty mają szybką rotację na rynku (rotacja, czyli jak szybko produkt jest nabywany przez konsumenta w sklepie), to termin płatności nie powinien być długi. Produkt rotujący szybko powoduje, że sprzedający niezwłocznie otrzymuje pieniądze, ponieważ konsument zazwyczaj płaci gotówką. W takim przypadku pieniądze powinny jak najszybciej wrócić do Ciebie, abyś nie ponosił zbędnych kosztów zamrożonego kapitału.

3. Pozycja produktu na tle produktów konkurencyjnych – jeśli Twój produkt to licząca się marka, po którą chętnie sięgają konsumenci, możesz pozwolić sobie, aby termin płatności był krótszy niż udzielany przez Twoich konkurentów. Oprócz tego jeśli jesteś w stanie zaoferować kupującym dodatkową wartość (na przykład lepszy serwis), nawet oferując te same produkty, co Twoi konkurenci, możesz oczekiwać, że odbiorcy zapłacą szybciej.

4. Udział klienta w obrotach – w przypadku klientów, którzy stanowią istotny udział w obrotach firmy, zazwyczaj daje lepsze warunki kredytowania. Wynika to z tego, iż termin płatności coraz częściej jest utożsamiany z elementem uzyskiwanych warunków handlowych przez kupującego.

5. Cena produktu – jest bezpośrednio związana z rotacją produktu. Zakłada się, że produkty drogie charakteryzują się wolniejszą rotacją. Jednak nie zawsze tak musi być, szczególnie jeśli są to dobra luksusowe, które mogą być sprzedawane nawet za gotówkę.

Przejdź teraz do uregulowań w polityce kredytowej.

Dobrym rozwiązaniem jest zapisanie w polityce kredytowej standardowego terminu płatności. Nie oznacza to, że nie masz możliwości udzielenia innego terminu płatności, ale każde odstępstwo od tego powinno być rozpatrywane indywidualnie.

Koniecznie sprecyzuj, kto ma uprawnienia do akceptacji terminu płatności dłuższego niż standardowy. Najlepiej, jeśli jest to dyrektor finansowy po uzyskaniu opinii działu finansowego na temat skutków wydłużenia terminu płatności.

Dzięki takiemu rozwiązaniu zapewnisz sobie kontrolę nad terminami płatności przydzielanymi odbiorcom. Obok tego powinieneś również zapisać, jakie są wytyczne odnośnie do liczenia terminu płatności – czy będzie on liczony od momentu wystawienia, czy od momentu otrzymania faktury. W polityce kredytowej powinieneś również zapisać, kiedy występuje możliwość czasowego wydłużenia terminu płatności, jeśli w ogóle taka możliwość występuje.

Jednak nie zawsze kupujący mogą zgodzić się na takie zapisy, jak w przypadku firmy BOBO, gdzie termin płatności liczony jest od daty wystawienia faktury. Coraz częściej kupujący są świadomi ryzyka związanego z zaginięciem dokumentów i preferują liczenie terminu płatności od momentu otrzymania faktury.

Co w takim razie zrobić, aby mieć pewność, że faktury dotarły?

Nowoczesnym rozwiązaniem jest stosowanie faktury elektronicznej. Ale jeśli nie możesz sobie na to pozwolić, skuteczne będzie również wysyłanie dwa razy w tygodniu (lub w zależności od częstotliwości realizowanych dostaw) zestawienia wysłanych faktur i poproszenie odbiorcy o potwierdzenie, że takie faktury otrzymał. Takie zestawienie najlepiej wysyłać, wykorzystując do tego pocztę e-mail. Jest to proste, ale skuteczne rozwiązanie, które pozwala szybko dostarczyć brakujące dokumenty i znacznie zminimalizować opóźnienie w zapłacie za faktury.

 SPECJALIZACJA CZY DODATKOWE OBOWIĄZKI HANDLOWCÓW?

Wiele przedsiębiorstw ma dylemat, jak zorganizować egzekwowanie polityki kredytowej. Czy powołać do tego specjalną komórkę, czy pozostawić to w kompetencjach działu sprzedaży, a wyniki powiązać z premią?

Coraz więcej firm jest przekonanych, że specjalizacja jest lepszym rozwiązaniem. Dział sprzedaży powinien być odpowiedzialny za sprzedaż, a każde dodatkowe obowiązki powodują, iż handlowcy poświęcą mniej czasu na podstawowe obowiązki, a więc mniej sprzedadzą.

Pamiętaj, że sprzedaż to, po pierwsze, nie tylko zbieranie zamówień, ale coraz częściej także praca z klientem nad zarządzaniem produktami. Robienie czegokolwiek „przy okazji” po prostu się nie sprawdza. Po drugie, handlowcy nigdy nie będą realizować postanowień polityki kredytowej, a będą tylko odzyskiwać należności. Po trzecie, specjalizacja wcale nie musi oznaczać dużego działu. W przypadku małych firm może to być nawet jedna osoba. Osoba ta powinna być partnerem dla działu handlowego i tak realizować politykę kredytową, aby zwiększać wynik finansowy przedsiębiorstwa. Oczywiście nie oznacza to wcale tolerowania opóźnień w zapłacie.

Jak więc może wyglądać taka partnerska współpraca? Przeanalizuj przykład związany z alokacją limitów kredytowych, przeprowadzaną w firmie BOBO.

Powyższy przykład pokazuje, jak można pogodzić politykę kredytową z realizacją planów sprzedaży. Oczywiście jest to podejście bardziej wymagające, ale od specjalistów masz prawo wymagać.

 WYKORZYSTAJ PRAKTYCZNE NARZĘDZIA POLITYKI KREDYTOWEJ

Jeśli masz wyspecjalizowaną komórkę do spraw kredytowych, możesz usprawnić realizację polityki kredytowej już na etapie nawiązania współpracy z odbiorcą.

Podpis jest złożony, jeśli umowa spełnia wszystkie wymogi oczekiwane przez Twoją firmę. Do procesu tego powinieneś również włączyć osobę odpowiedzialną za sprawy kredytowe. Osoba ta powinna sprawdzić zapisy dotyczące limitu kredytowego oraz terminu płatności pod kątem ich zgodności z zapisami zawartymi w polityce kredytowej. Jeśli są one zgodne, osoba parafuje metrykę. Jeśli nie są zgodne z polityką kredytową, umowa powinna być odesłana do poprawienia lub przedstawienia zgody uprawnionej osoby na wprowadzenie odstępstw od polityki kredytowej.

Dużym ułatwieniem w skutecznej realizacji polityki kredytowej jest automatyzacja decyzji kredytowych w systemie IT. Możesz to zrobić zwłaszcza wówczas, gdy posiadasz zintegrowany system zarządzania.

Zobacz, jak proces zautomatyzowała firma BOBO.

Z powyższego schematu wynika, że specjalista kredytowy ma duże uprawnienia w zakresie realizacji dostaw. Nie jest to błędne rozwiązanie. Osoba taka, aby realizować politykę kredytową, powinna mieć takie uprawnienia. Trzeba jednak jasno w polityce kredytowej zapisać, jakie warunki muszą być spełnione, aby zamówienie, pomimo blokady, zostało zrealizowane.

Mogą to być przykładowo:

1. przesłanie przez klienta potwierdzenia przelewu, które powoduje ustanie nieprawidłowości (spłatę należności lub odnowienie limitu kredytowego),

2. przestrzeganie przez klienta harmonogramu spłaty zadłużenia,

3. uregulowanie odsetek karnych.

Oczywiście ważne jest, aby osoba nadzorująca pracę całego działu finansowego mogła kontrolować pracę departamentu odpowiedzialnego za decyzje kredytowe.

Zobacz, jakie narzędzia w tym celu stosuje firma BOBO.

W tekście zapoznałeś się z kilkoma przykładami umożliwiającymi przygotowanie i wdrożenie polityki kredytowej. Ostateczny kształt zależy od Ciebie. Bardzo ważne jest, abyś pamiętał, że polityka kredytowa powinna ewoluować wraz ze zmianami na rynku. Tylko wtedy będziesz w stanie przekonać do zasadności stosowania takich procedur wszystkie osoby, których bezpośrednio dotyczy.

Koniecznie zapamiętaj!

1. Polityka kredytowa zawsze powinna być zaakceptowana przez zarząd, aby była skuteczna.

2. Pamiętaj o standaryzacji załączników polityki kredytowej, która usprawnia proces przyznawania limitów kredytowych.

3. W teorii funkcjonują dwie strategie kredytowania – konserwatywna i liberalna. W praktyce Twoja strategia czerpie elementy z obu wymienionych. Pamiętaj, aby opracowując strategię kredytową, wspomagać się mapą ryzyka oraz pozycją Twojej firmy na rynku.

4. Wprowadź uprawnienia do akceptacji określonych limitów kredytowych.

5. Standardowy termin płatności dla wszystkich odbiorców zwiększa kontrolę nad spływem gotówki. Zawsze możesz go zmienić, jeśli będzie to korzystne dla Twojej firmy.

6. Jeśli chcesz dobrze zarządzać ryzykiem, najlepiej zatrudnij specjalistę. Zarządzanie ryzykiem „przy okazji” innych obowiązków nigdy nie będzie skuteczne.

7. Jeśli masz możliwość zautomatyzowania procesu zarządzania ryzykiem w systemie informatycznym, zrób to. Zwiększysz w ten sposób efektywność oraz transparentność, która w przypadku gotówki jest kluczowa.